Hướng dẫn thủ tục xin visa công tác (visa thương mại) Nhật Bản

Visa công tác Nhật Bản (Visa thương mại Nhật Bản) là loại Thị thực dành cho đương đơn sang Nhật Bản với mục đích đi thương mại hoặc công tác. Thị thực Nhật diện công tác cho phép đương đơn nhập cảnh tối đa 90 ngày, thời hạn 3 tháng đến 1 năm tuỳ mục đích.

Trong bài viết này, 24H Visa sẽ hướng dẫn chi tiết từ hồ sơ đến thủ tục xin visa công tác Nhật Bản. Tìm hiểu ngay nhé!

Visa công tác Nhật Bản là gì?

Visa công tác Nhật Bản còn được gọi là Visa thương mại, là diện Thị thực cấp cho công dân Việt Nam nhập cảnh vào Nhật Bản với những mục đích:

• Công tác liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, học tập gồm thực hành, ký kết hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng.
• Giao lưu học thuật – văn hóa.
• Giao lưu thể thao hoặc tham gia dự thi,….

Visa công tác Nhật Bản cho phép người nhập cảnh vào trong khoảng thời gian ngắn hạn (tối đa 90 ngày, không phải là 3 tháng), thời hạn tối đa 3 tháng.

Tìm hiểu Visa công tác Nhật Bản

Có mấy loại Visa công tác Nhật Bản?

Visa công tác Nhật Bản có 2 loại chính, cụ thể:

Visa thương mại 1 lần (Visa lưu trú ngắn hạn hiệu lực 1 lần)

Visa nhiều lần thương mại (Visa lưu trú ngắn hạn hiệu lực nhiều lần)

Lưu ý: “Nhiều lần thương mại” là cách gọi cho việc lần thứ 2 bạn sang Nhật trở đi, có thể sử dụng với mục đích thăm bạn bè hoặc đi du lịch (tức là ngoài mục đích thương mại).

Điều kiện xin Visa công tác Nhật Bản

Đương đơn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây mới được cấp phép Thị thực công tác Nhật Bản:

• Đảm bảo hộ chiếu còn hiệu lực, đầy đủ quyền lợi cũng như có tư cách quay trở lại nước xuất phát hoặc tái nhập quốc lại nước đang cư trú.
• Đảm bảo thông tin đúng và chính xác. Nếu trường hợp bạn gian dối, hồ sơ của bạn sẽ không đậu.
• Hoạt động tại Nhật Bản và thời hạn lưu trú phải phù hợp với tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú được quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và chấp nhận tị nạn (Điều lệ hành chính số 319 năm 1951. Sau gọi là “Luật xuất nhập cảnh”).
• Người xin Visa không tương ứng với các mục của Khoản 1 Điều 5 Luật xuất nhập cảnh.

Một số điều kiện cần có đủ để xin Visa công tác Nhật Bản

Hồ sơ xin visa Nhật công tác cần chuẩn bị 

Cụ thể các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản như sau:

Lưu ý quan trọng:

• Nếu người xin Visa tự chi trả chi phí: Phải nộp toàn bộ hồ sơ được liệt kê trong mục (1) và (2).
• Nếu chi phí được chi trả bởi phía mời bên Nhật: Phải nộp toàn bộ hồ sơ trong mục (1), (2) và (3).

Hồ sơ xin Visa thương mại 1 lần

(1) Hồ sơ người xin Visa cần chuẩn bị

1. Hộ chiếu: Bản gốc.

2. Tờ khai xin Visa: Điền đầy đủ thông tin và dán ảnh thẻ kích thước 4.5cm x 3.5cm (1 bản gốc).

• Chữ ký trên tờ khai phải giống với chữ ký trên hộ chiếu.
• Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.
• Không chấp nhận hồ sơ có chỉnh sửa ảnh.
• Hồ sơ cần xử lý trên máy, không dập ghim.

3. Giấy xác nhận đang công tác: 1 bản gốc

• Ghi rõ thời gian, vị trí công tác và mức lương.
• Không chấp nhận hợp đồng lao động.
• Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
• Có thể kết hợp với “tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi” (quyết định cử đi công tác hoặc giấy phái cử v.v.).

4. Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi: 1 trong các giấy tờ dưới đây là bản gốc

• Quyết định cử đi công tác của cơ quan trực thuộc.
• Giấy phái cử.
• Văn bản tương đương.
• Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
• Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với “giấy xác nhận đang công tác”.

5. Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình: 1 bản gốc

• Vé tàu cũng được chấp nhận.
• Khuyến cáo không mua vé khi chưa nhận được Visa.
• Hành trình phải là bản in “hành trình bay” ghi rõ thông tin ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến nơi.

(2) Hồ sơ phía mời bên Nhật cần chuẩn bị:

1. Giấy lý do mời: 1 bản gốc

• Mục đích nhập cảnh cần ghi rõ hoạt động cụ thể tại Nhật Bản.
• Nếu có từ 2 người trở lên đồng thời xin Visa, cần kèm theo danh sách người xin Visa.
• Hợp đồng ký kết hoặc văn bản hội nghị cũng có thể được chấp nhận.

2. Lịch trình dự định: 1 bản gốc

• Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh, ngày về nước.
• Phải ghi rõ tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã dự định.
• Lịch trình cần viết theo từng ngày và ghi đầy đủ nơi đến thăm, nội dung hoạt động cụ thể.

(3) Hồ sơ phía mời bên Nhật cần chuẩn bị thêm (Nếu chi trả kinh phí):

1. Giấy chứng nhận bảo lãnh: 1 bản gốc

• Chú ý nếu giấy chứng nhận bảo lãnh bị thiếu bất kỳ một mục nào sẽ không được chấp nhận.

2. Tài liệu giải thích khái quát công ty, tổ chức bên Nhật: 1 trong các giấy tờ dưới đây (bản gốc)

• Bản sao đăng ký pháp nhân.
• Giấy giới thiệu khái quát về công ty, tổ chức (nếu chưa đăng ký pháp nhân).
• Xác nhận đang công tác (trường hợp cá nhân giáo sư đại học mời).
• Trường hợp phía mời bên Nhật đã niêm yết sàn chứng khoán, có thể thay các giấy tờ nêu trên bằng bản copy báo cáo theo quý “shikiho”.

Các giấy tờ cần chuẩn bị phải đầy đủ và chỉn chu, đặc biệt là thư mời gốc và thư bảo lãnh, dù là công ty Việt Nam hay Nhật Bản chi trả.

Hồ sơ xin Visa thương mại 1 lần

Hồ sơ xin Visa nhiều lần thương mại

Các điều kiện dành riêng cho Visa công tác Nhật Bản nhiều lần như sau:

Diện áp dụng Thị thực và điều kiện:

• Diện C:
  • a. Nhân viên chính thức của công ty nhà nước.
  • b. Nhân viên chính thức của công ty niêm yết trên sàn chứng khoán (bao gồm cả công ty ở nước/khu vực thứ 3).
  • c. Nhân viên chính thức của công ty có vốn Nhật Bản là thành viên Hiệp hội Doanh nghiệp Nhật Bản tại các tỉnh, thành phố thuộc quản lý của Đại sứ quán Nhật Bản. Công ty này phải có cơ sở kinh doanh hoặc địa chỉ liên hệ tại Nhật Bản (bao gồm cả văn phòng đại diện).
  • d. Người có chức vụ đã từng đi Nhật Bản với mục đích thương mại trong vòng 3 năm gần đây và đã từng nhiều lần đi các nước G7 với mục đích lưu trú ngắn hạn (trừ Nhật Bản).
  • e. Người có chức vụ đã từng đi Nhật Bản với mục đích thương mại từ 3 lần trở lên trong vòng 3 năm gần đây.
• Diện D:
  • Vợ/chồng/con, bố mẹ (bao gồm cả bố mẹ của vợ/chồng) của những người thuộc diện C nêu trên.

Hồ sơ cần chuẩn bị theo điều kiện C:

1. Hộ chiếu: Bản gốc

• Dán giấy đánh dấu vào trang hộ chiếu để chứng minh rằng đã từng vào Nhật.
• Nếu không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới, phải nộp cả hộ chiếu cũ.

2. Giấy chứng nhận công tác: 1 bản gốc

• Ghi rõ thời gian công tác, mức lương và chức vụ.
• Không chấp nhận hợp đồng với cơ quan trực thuộc.
• Phải được viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

3. Bản giải trình lý do cần thiết xin cấp Thị thực nhiều lần: 1 bản gốc

• Giấy tờ do cơ quan trực thuộc cấp như quyết định cử đi công tác cũng được chấp nhận.

4. Tài liệu chứng minh “thỏa mãn điều kiện”:

• Đối với mục d và e, đánh dấu vào hộ chiếu trang Visa và dấu nhập cảnh để chứng minh quá khứ 3 năm gần đây đã từng sang Nhật và G7.
• Nếu không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới, phải nộp cả hộ chiếu cũ.

Hồ sơ cần chuẩn bị theo điều kiện D:

1. Hộ chiếu: Bản gốc.

2. Tờ khai xin Visa: 1 bản gốc

• • Dán ảnh thẻ kích thước 4.5cm x 4.5cm.
  • Chữ ký trên tờ khai phải trùng khớp với chữ ký trên hộ chiếu.

Hồ sơ xin Visa thương mại nhiều lần

Thủ tục xin Visa công tác Nhật Bản

Nhìn chung, quy trình thủ tục làm visa công tác Nhật Bản cũng tương tự như quy trình xin visa du lịch Nhật Bản. Dưới đây là 5 bước trong thủ tục xin Visa đi công tác Nhật Bản:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản.
• Bước 2: Đặt lịch hẹn xin Visa.
• Bước 3: Kiểm tra lại hồ sơ và nộp đầy đủ chi tiết.
• Bước 4: Nộp lệ phí để làm Visa thương mại Nhật Bản.
• Bước 5: Nhận kết quả.

Thủ tục để xin Visa đi công tác Nhật Bản

Chi phí xin Visa công tác Nhật Bản

Phí xin Visa công tác Nhật Bản bao gồm các chi phí sau:

Lệ phí nộp Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán Nhật Bản: 

• Phí VFS Global: 200.000 VNĐ/ đương đơn
• Phí dịch vụ hỗ trợ (nếu có nhu cầu sử dụng các dịch vụ của VFS Global)

Phí dịch thuật hồ sơ công chứng (tiếng Anh/ tiếng Nhật): khoảng 115.000 VNĐ/trang (nếu cần). Ngoài ra còn có phí vận chuyển hồ sơ, giấy tờ, phí đi lại,…nếu có

Chi phí xin Visa công tác Nhật Bản một người khoảng 2.000.000 VND

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản

Dưới đây là một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản:

• Hồ sơ bị nộp thiếu, hoặc nội dung không điền đầy đủ thông tin sẽ không được tiếp nhận.
• Tùy vào một số trường hợp mà Đại sứ quán có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc yêu cầu phỏng vấn. Nếu bạn không bổ sung hoặc không phỏng vấn, hồ sơ sẽ bị dừng xét duyệt.
• Một số trường hợp khác sẽ cần thời gian xét duyệt lâu hơn trên vài tuần, vì thế bạn nên sắp xếp thời gian thoải mái nhất để nộp hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản.
• Nếu bạn mong muốn lấy lại bản gốc, nhất định phải nộp thêm 1 bản sao.
• trừ các giấy tờ đã ghi thời hạn hiệu lực, thì toàn bộ giấy tờ nộp trong hồ sơ phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.
• Đặc biệt, hồ sơ nộp cho Đại sứ quán sẽ không được hoàn trả lại.

Lưu ý khi làm hồ sơ xin Visa thương mại Nhật Bản

Hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản xét duyệt trong bao lâu?

Hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản cần tối thiểu 15 ngày làm việc để xét duyệt.

Trường hợp này dành cho những đương đơn đã làm thủ tục nộp hồ sơ xong (trong trường hợp nộp thông qua Đại lý ủy thác sẽ cần tối thiểu 10 ngày làm việc). Đại sứ quán sẽ không cấp Visa sớm cho đương đơn trừ những trường hợp nhân đạo.

Hồ sơ xin Visa Nhật Bản diện công tác sẽ được duyệt tối thiểu 15 ngày

Trên đây là những thông tin rất cần thiết về điều kiện hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản mà 24H Visa đã tổng hợp ở trên. Hy vọng bạn sẽ xin Visa thương mại Nhật thành công, suôn sẻ.

Nếu bạn có kế hoạch đi công tác Nhật Bản nhưng khá bận rộn, bạn hãy tìm đến dịch vụ làm visa Nhật Bản tại 24H Visa để được các chuyên viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ tư vấn, từ đó tăng tỷ lệ đậu Visa lên đến 98%. Liên hệ ngay để được hỗ trợ nhanh chóng!