Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu và nhu cầu nhân lực chất lượng cao ngày càng tăng, lao động nước ngoài ngày càng nhiều hơn tại Việt Nam. Giấy phép lao động là tài liệu quan trọng cho phép lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại nước ta và có thời hạn tối đa là 02 năm. Do đó, việc gia hạn giấy phép lao động là một yêu cầu pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì nhân lực trình độ cao.
Trong bài viết dưới đây, 24H Visa sẽ hướng dẫn chi tiết tất cả các thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ và thực hiện quy trình này.
1. Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì?
Khi làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài phải tuân thủ quy trình xin cấp giấy phép lao động theo quy định pháp luật. Giấy phép lao động này sẽ có hiệu lực tối đa trong 02 năm.
Khi giấy phép lao động hết hạn, nếu muốn tiếp tục làm việc, người lao động nước ngoài cần làm thủ tục gia hạn giấy phép. Nói cách khác, việc gia hạn giấy phép lao động là quá trình người sử dụng lao động nước ngoài nộp hồ sơ yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép khi giấy phép hiện tại đã hết hiệu lực. Quá trình này có thể được xem như thủ tục cấp lại giấy phép lao động.
Ý nghĩa của việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
2. Điều kiện xin cấp giấy phép lao động nước ngoài
Căn cứ Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài phụ thuộc vào việc đáp ứng đồng thời các yêu cầu sau:
Giấy phép lao động hiện hành phải còn thời hạn hợp lệ, cụ thể là từ 5 đến 45 ngày trước ngày hết hạn.
Nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận theo quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 của Nghị định này.
Người lao động phải cung cấp đầy đủ bằng chứng chứng minh việc họ tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng nội dung đã được cấp phép.
Theo quy định, để tiến hành gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam, giấy phép hiện tại phải còn hiệu lực ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày.
Ngoài ra, để được gia hạn, cần đáp ứng thêm hai điều kiện sau:
Phải có sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Cung cấp giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung của giấy phép lao động đã cấp.
Tổng hợp các điều kiện cần và đủ để xin cấp giấy phép lao động nước ngoài
3. Quy trình xin gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Để đảm bảo việc tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xin gia hạn giấy phép lao động.
3.1 Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động
Để đảm bảo quá trình gia hạn giấy phép lao động diễn ra thuận lợi, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước ít nhất 30 ngày. Thời gian giải quyết hồ sơ xin phép này là 15 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tiếp) và 12 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tuyến).
3.2 Bước 2: Nộp giấy tờ xin gia hạn
Trước ít nhất 05 ngày khi giấy phép lao động hết hạn và không quá 45 ngày, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép.
Hồ sơ cần kèm theo văn bản thông báo của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội về vị trí công việc được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài. Hoặc văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép nhà thầu tuyển lao động nước ngoài vào các vị trí không thể tuyển được lao động Việt Nam.
3.3 Bước 3: Đợi cơ quan thẩm quyền xử lý hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền (Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) cam kết sẽ hoàn tất thủ tục gia hạn giấy phép lao động trong thời hạn tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản thông báo và giải trình lý do.
3.4 Bước 4: Ký hợp đồng lao động với người đăng ký gia hạn giấy phép
Sau khi người lao động nước ngoài đã được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động phải ký kết hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài theo đúng quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc. Nội dung của hợp đồng lao động phải phù hợp với các điều khoản đã được ghi trong giấy phép lao động đã gia hạn.
3.5 Bước 5: Nộp bản sao giấy phép lao động và bản sao hợp đồng
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động mới, người sử dụng lao động có nghĩa vụ gửi bản sao hợp đồng và giấy phép lao động đã được gia hạn đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đã cấp giấy phép.
3.6 Bước 6: Cấp thẻ tạm trú
Thời hạn của thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài sẽ được điều chỉnh theo thời hạn mới của giấy phép lao động. Cụ thể, sau khi gia hạn giấy phép, người lao động cần tiến hành thủ tục cấp lại thẻ tạm trú với thời hạn tối đa 02 năm.
Quy trình thủ tục xin gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
4. Hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam
Theo Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam sẽ bao gồm:
Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Hai ảnh màu cỡ 4x6cm, chụp trong vòng 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu trần, không đeo kính màu.
Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, trừ các trường hợp không cần xác định nhu cầu.
Bản sao đã có chứng thực hộ chiếu và đang còn giá trị theo quy định của pháp luật.
Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định này.
Một trong các giấy tờ theo khoản 8 Điều 9 Nghị định này, chứng minh người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.
Các giấy tờ được quy định tại khoản 3, 4, 6 và 7 yêu cầu bắt buộc phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Nếu là giấy tờ nước ngoài, chúng cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, trừ khi được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại, hoặc theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ cần thiết xin gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam
5. Địa điểm nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài
Đối với văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được chính phủ hoặc bộ ngành cấp phép thành lập và hoạt động, hoặc người lao động làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ phê duyệt và cấp giấy phép lao động gia hạn.
Trường hợp người lao động làm việc cho người sử dụng lao động tại nhiều địa điểm trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức do UBND hoặc cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, huyện cấp phép thành lập và hoạt động, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố sẽ phê duyệt và cấp giấy phép lao động gia hạn.
Ngoài ra, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội còn cấp giấy phép lao động gia hạn cho người lao động làm việc tại các doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất thuộc địa phương.
Địa điểm nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động
6. Thời gian giải quyết hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động làm việc sẽ có trách nhiệm xem xét và giải quyết hồ sơ gia hạn giấy phép lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp không đồng ý gia hạn, cơ quan này phải có văn bản thông báo lý do.
7. Câu hỏi khi xin gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Câu 1: Cần gia hạn trước bao lâu khi giấy phép gần hết hạn?
Theo quy định của pháp luật, khi giấy phép lao động của người nước ngoài còn hạn từ 5 đến 45 ngày, người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục gia hạn giấy phép.
Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tế, chúng tôi khuyên nên bắt đầu quá trình gia hạn trong khoảng thời gian từ 30 đến 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn.
Nếu không thực hiện gia hạn trong khung thời gian này, người lao động nước ngoài sẽ phải xin cấp mới giấy phép lao động, điều này đòi hỏi một quy trình phức tạp từ đầu. Ngoài ra, việc không gia hạn kịp thời có thể dẫn đến việc bị xử phạt theo quy định của cơ quan quản lý lao động và gây khó khăn trong việc gia hạn visa và thẻ tạm trú.
Câu 2: Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động có cần khám sức khỏe lại không?
Khám sức khỏe là yêu cầu bắt buộc đối với người lao động nước ngoài. Mục đích của việc khám sức khỏe là bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
Do đó, người lao động nước ngoài trước khi tiến hành thủ tục gia hạn giấy phép lao động cần thực hiện kiểm tra sức khỏe tại các bệnh viện và cơ sở y tế được quy định.
Giấy khám sức khỏe là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ xin cấp mới hoặc gia hạn giấy phép lao động
Câu 3: Có cần đăng ký và giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động?
Trước khi tiến hành xin cấp hoặc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất thủ tục đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Thủ tục này có thể thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động là một trong những giấy tờ không thể thiếu trong hồ sơ xin cấp/gia hạn.
Câu 4: Số lần có thể gia hạn của giấy phép lao động?
Thời gian hiệu lực của giấy phép lao động được đề xuất bởi doanh nghiệp sử dụng lao động và cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, nhưng không vượt quá 02 năm (24 tháng) theo quy định của Luật Lao động.
Việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là quy trình quan trọng để đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và duy trì đội ngũ nhân sự chất lượng cho doanh nghiệp tại Việt Nam.
Hy vọng rằng hướng dẫn chi tiết của 24H Visa đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp quý doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các bước cần thiết và tối ưu hóa quy trình gia hạn giấy phép lao động. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững và thành công trong môi trường kinh doanh toàn cầu.
